特定技能外国人を採用するには？企業が行う手続き・準備・必要書類を解説
「人手不足なので、特定技能外国人を採用したい」
「外国人の候補者は見つかったが、会社として何から始めればよいのか分からない」
初めて特定技能外国人の採用を検討する企業では、このような疑問を持つことが多いのではないでしょうか。
特定技能外国人を採用する場合、単に求人を出して外国人と雇用契約を結ぶだけではありません。
企業側が特定技能外国人を受け入れるための条件を確認し、採用予定の外国人が特定技能の要件を満たしているかを確認した上で、雇用条件や支援体制を整え、在留資格に関する手続きを進める必要があります。
また、すでに日本にいる外国人を採用する場合と、海外から外国人を呼び寄せる場合では、在留資格の手続きも異なります。
この記事では、特定技能制度全体の説明ではなく、企業が特定技能外国人を採用すると決めてから、実際に受入れを開始するまでに何を確認し、どのような準備や手続きが必要になるのかを、企業側の視点から分かりやすく解説します。
特定技能外国人を採用する流れ｜まず全体像を確認
初めて特定技能外国人を採用する場合、全体の流れを最初に把握しておくと、必要な準備を整理しやすくなります。
基本的には、次のような流れで進めます。
採用したい業務・対象分野を確認する
↓
企業が受入れ条件を満たしているか確認する
↓
採用予定の外国人が特定技能の条件を満たしているか確認する
↓
雇用条件を決める
↓
特定技能1号の場合は支援体制を準備する
↓
必要に応じて登録支援機関への委託を検討する
↓
国内採用か海外からの呼び寄せかを確認する
↓
在留資格申請に必要な資料を準備する
↓
在留資格の申請を行う
↓
許可または入国後、受入れを開始する
特定技能の対象分野や特定技能1号・2号の基本的な制度について知りたい方は、まずこちらの記事をご確認ください。
まず、自社が特定技能外国人を採用できるか確認する
特定技能外国人を採用する場合、最初に確認したいのは、自社の事業内容と採用予定の業務が特定技能制度に適合しているかという点です。
特定技能は、外国人であればどのような仕事でもできる在留資格ではありません。
そのため、企業は採用を進める前に、次のような点を確認する必要があります。
- 自社の事業が特定技能の対象分野に関係しているか
- 外国人に担当させる予定の業務が対象となる業務に該当するか
- 採用する分野に特有の条件があるか
特定技能は分野によって運用や必要な確認事項が異なります。
そのため、「人手不足だから特定技能外国人を採用できる」というわけではなく、まず採用予定の業務と対象分野の関係を確認することが重要です。
受入れ企業として必要な条件も確認する
採用予定の業務が特定技能の対象に該当していても、企業側が特定技能外国人を受け入れるための基準を満たしているかを確認する必要があります。
例えば、企業の受入れ体制や雇用条件、社会保険や税金に関する状況など、確認が必要となる事項があります。
ただし、企業の受入れ要件や支援義務については、この記事で詳しく網羅するものではありません。
今回の記事は「企業が実際に採用を始めるための手続きの流れ」に焦点を当てています。
受入れ企業としてどのような条件が求められるのかを詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
採用予定の外国人が特定技能の条件を満たすか確認する
企業側の条件を確認すると同時に、採用予定の外国人が特定技能の要件を満たしているかを確認する必要があります。
確認すべき内容は、その外国人が現在日本にいるのか、海外にいるのか、技能実習を修了しているのかなどによって異なります。
採用前には、例えば次のような事項を確認します。
- 希望する特定技能の分野
- 技能試験の合格状況
- 日本語能力に関する要件
- 技能実習から特定技能への移行に該当するか
- 現在の在留資格
- 現在の在留期限
- 採用予定の業務との関係
特定技能の条件を満たしているかどうかは、候補者本人の経歴だけで判断するのではなく、採用予定の業務や分野との関係も含めて確認することが重要です。
技能実習から特定技能へ移行する場合の確認
採用予定者が技能実習を修了している場合、技能実習の内容と、採用予定の特定技能の分野との関係によっては、試験に関する取扱いが異なる場合があります。
ただし、技能実習を修了した外国人であれば、誰でも同じ条件で特定技能へ移行できるわけではありません。
例えば、
- どの技能実習を修了したのか
- どの職種・作業に従事していたのか
- どの特定技能分野で採用するのか
などを確認する必要があります。
採用予定者から「技能実習を修了しているので、特定技能で働けます」と説明された場合でも、企業側で採用予定の分野との関係を確認することが重要です。
雇用条件を決め、雇用契約を準備する
採用予定者が決まったら、企業は具体的な雇用条件を決めます。
特定技能外国人についても、勤務場所、業務内容、給与、勤務時間などを明確にする必要があります。
採用前には、少なくとも次のような事項を整理しておきましょう。
- 勤務場所
- 担当する業務内容
- 雇用期間
- 給与・報酬
- 勤務時間
- 休日
- 社会保険への加入
- その他の労働条件
特定技能外国人の雇用契約については、制度上の基準を満たしている必要があります。
また、外国人であることを理由として、日本人より不当に低い報酬とすることはできません。
雇用条件は、後の在留資格申請にも関係するため、申請前の段階で十分に整理しておくことが重要です。
特定技能1号を採用する場合は支援体制を準備する
特定技能1号の外国人を受け入れる場合には、外国人が日本で安定して生活し、就労できるようにするための支援が必要になります。
そのため、採用を進める企業は、
- 自社で支援を行うのか
- 登録支援機関に支援を委託するのか
を検討する必要があります。
一方、特定技能2号については、特定技能1号と同じ支援義務はありません。
特定技能1号の支援計画は、在留資格に関する申請の際にも関係するため、採用が決まってから慌てて考えるのではなく、事前に支援体制を整理しておくことが重要です。
登録支援機関に委託すれば、企業は何もしなくてよい？
登録支援機関を利用する企業も多くありますが、登録支援機関に依頼すれば、企業側がすべての手続きや対応から解放されるわけではありません。
企業は、採用する外国人の雇用主として、
- 雇用条件を決める
- 企業の受入れ状況を確認する
- 必要な企業資料を準備する
- 登録支援機関と必要な情報を共有する
などの対応が必要になります。
登録支援機関を利用する場合には、事前に、
- どの支援業務を委託するのか
- 企業側が対応する事項は何か
- 在留資格申請の資料を誰が準備するのか
を明確にしておくことが重要です。
登録支援機関の制度や具体的な役割については、こちらの記事で詳しく解説しています。
日本国内で採用する場合と海外から呼び寄せる場合の違い
特定技能外国人の採用では、採用予定者が現在どこにいるかによって、在留資格に関する手続きが異なります。
日本国内にいる外国人を採用する場合
すでに日本にいる外国人が、新たに特定技能として働く場合には、現在の在留資格や本人の状況に応じて、在留資格変更許可申請などの手続きが必要になります。
企業は、例えば次のような点を確認します。
- 現在の在留資格
- 在留期限
- 現在までの活動内容
- 特定技能の条件を満たしているか
採用日を決める際には、在留資格に関する手続きが完了する前に、新しい在留資格に基づく活動を開始できるとは限らない点にも注意が必要です。
海外にいる外国人を採用する場合
海外にいる外国人を新たに日本へ呼び寄せる場合には、原則として、在留資格認定証明書交付申請を行います。
在留資格認定証明書が交付された後、外国人本人は必要な査証手続きを行い、日本への入国を進めます。
一般的には、
採用決定
↓
必要書類の準備
↓
在留資格認定証明書交付申請
↓
査証手続き
↓
日本への入国
という流れになります。
海外からの採用では、入社予定日から逆算して、余裕を持って手続きを進めることが重要です。
在留資格申請の準備を進める
企業側と外国人側の条件を確認し、雇用条件や支援体制を整えたら、在留資格申請の準備に進みます。
主な手続きは、採用予定者の状況によって異なります。
- 海外から新たに呼び寄せる場合：在留資格認定証明書交付申請
- 日本にいる外国人が特定技能へ変更する場合：在留資格変更許可申請
特定技能の申請では、外国人本人に関する資料だけでなく、企業に関する資料や、特定技能の分野に関する資料も必要になります。
出入国在留管理庁の提出書類一覧でも、申請に必要な資料は、申請人に関する書類、所属機関に関する書類、分野に関する書類に分けて案内されています。
そのため、採用準備の段階では、必要書類を次の3つに分けて考えると整理しやすくなります。
外国人本人に関する資料
技能試験や日本語能力、これまでの経歴、現在の在留状況などに関する資料が関係します。
企業に関する資料
企業の事業内容や雇用条件、受入れ状況などを確認するための資料が関係します。
採用する分野に関する資料
特定技能は分野ごとに確認事項や提出資料が異なるため、採用する分野に応じた資料が必要になる場合があります。
ただし、必要書類は申請の種類や分野、企業の状況によって異なります。
そのため、この記事では書類一覧をそのまま掲載するのではなく、採用準備の段階でどのような資料が必要になるかを確認する考え方を中心にしています。
特定技能の申請・変更・更新に必要な書類について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
採用前に企業が確認しておきたい注意点
特定技能外国人の採用を進める前に、企業としてもう一度確認しておきたいポイントがあります。
採用する業務内容が明確になっているか
「人手不足なので、幅広い仕事をしてもらいたい」というだけではなく、実際にどのような業務を担当するのかを整理する必要があります。
採用予定の業務と、特定技能として認められる活動との関係を確認することが重要です。
雇用条件が具体的に決まっているか
給与、勤務時間、勤務場所などの雇用条件について、申請前に明確にしておく必要があります。
採用後のトラブルを防ぐためにも、外国人本人が雇用条件を理解できるように説明することが重要です。
社内の受入れ体制が整っているか
特定技能外国人の採用は、在留資格の許可を取得すれば終わりではありません。
採用後に、
- 社内の担当者は誰か
- 困ったときに誰が対応するのか
- 外国人との連絡をどのように行うのか
- 必要な支援をどのように実施するのか
などについて、事前に整理しておく必要があります。
登録支援機関との役割分担が明確か
登録支援機関を利用する場合でも、企業側の役割がすべてなくなるわけではありません。
採用、雇用、支援、在留資格手続きなどについて、誰が何を担当するのかを事前に確認しておきましょう。
特定技能外国人の採用は、早い段階で全体を確認することが重要
特定技能外国人の採用では、
- 採用活動
- 雇用契約
- 企業の受入れ体制
- 外国人への支援
- 在留資格の手続き
がそれぞれ関係しています。
候補者が決まってから、
「この外国人は特定技能の条件を満たしているのか」
「この仕事で採用できるのか」
「会社側にはどのような準備が必要なのか」
と確認するよりも、採用を決定する前の段階から全体を整理しておく方が、手続きを進めやすくなります。
特に初めて特定技能外国人を採用する企業では、企業側の条件と採用予定者側の条件を早い段階で確認することが重要です。
まとめ｜特定技能外国人の採用は「採用前の確認」から始める
特定技能外国人を採用する場合、外国人の候補者を見つけるだけではなく、受入れ開始までに複数の確認と準備が必要になります。
特に重要なポイントは、次のとおりです。
- まず、自社の事業内容と採用予定の業務を確認する
- 企業が特定技能外国人を受け入れられる状態にあるか確認する
- 採用予定の外国人が特定技能の条件を満たしているか確認する
- 雇用条件を早い段階で整理する
- 特定技能1号の場合は支援体制を準備する
- 登録支援機関を利用する場合も、企業側の役割を確認する
- 国内採用と海外からの呼び寄せでは手続きが異なる
- 必要書類は、外国人・企業・分野ごとに確認する
- 申請時には最新の制度や提出書類を確認する
特定技能外国人の採用を検討しているものの、
「自社が採用できるのか分からない」
「候補者はいるが、何から手続きを始めればよいのか分からない」
「登録支援機関に依頼する場合、会社は何を準備すればよいのか知りたい」
という場合には、採用を進める前に、企業側と採用予定者側の状況を整理することが重要です。
特定技能制度全体や申請について詳しく知りたい方は、こちらのページもご確認ください。
2026年9月時点の最新情報
出入国在留管理庁の特定技能制度に関する情報は、制度運用や分野ごとの取扱いに応じて更新されることがあります。
2026年8月20日には、「特定技能外国人の受入れに関する運用要領」、「特定技能関係の申請・届出様式一覧」および「特定技能に係る提出書類一覧表」が更新されています。
また、特定技能の申請に必要な書類は、申請の種類、特定技能の分野、企業や外国人本人の状況によって異なります。
実際に採用や在留資格申請を行う際には、必ず申請時点の最新情報を確認してください。
よくある質問（FAQ）
Q1．企業が初めて特定技能外国人を採用する場合、何から始めればよいですか？
まず、自社の事業内容や採用予定の業務が特定技能の対象となるかを確認し、企業側の受入れ条件と採用予定者の条件を確認することが重要です。
Q2．特定技能外国人を採用するために、会社側にも条件がありますか？
はい。特定技能外国人を受け入れる企業には、雇用条件や受入れ体制などについて確認すべき基準があります。具体的な条件は、企業の状況や対象分野によって確認が必要です。
Q3．登録支援機関に依頼すれば、会社は何もしなくてよいですか？
いいえ。登録支援機関に支援業務を委託する場合でも、企業側には雇用主として確認・準備すべき事項があります。企業と登録支援機関の役割分担を事前に確認することが重要です。
Q4．日本国内にいる外国人を採用する場合と、海外から呼び寄せる場合で手続きは違いますか？
はい。日本国内にいる外国人が特定技能へ移行する場合には在留資格変更許可申請などが関係し、海外から新たに呼び寄せる場合には、原則として在留資格認定証明書交付申請が必要になります。
Q5．特定技能の申請では、どのような書類が必要ですか？
必要書類は、申請の種類、採用する特定技能の分野、企業の状況、外国人本人の状況などによって異なります。外国人本人に関する書類、企業に関する書類、分野に関する書類という視点で整理すると分かりやすくなります。